Huis voor Klokkenluiders publiceert handreiking Intern onderzoek voor werkgevers

Steeds meer mensen durven hun vinger op te steken als zij op het werk vermoeden dat een misstand of andere integriteitsschending heeft plaatsgevonden. Ook het Huis voor Klokkenluiders heeft het aantal mensen dat het Huis hierover om advies vraagt, zien verdubbelen in de afgelopen twee jaar. Dit komt mede door de aandacht voor grensoverschrijdend gedrag in de media en politiek. Het Huis ontvangt bovendien veel vragen van vertrouwenspersonen, melders én betrokkenen over intern onderzoek naar aanleiding van die meldingen. Vaak gaan deze over (het ontbreken van) betrokkenheid bij het onderzoek dat de werkgever is gestart en de zorgvuldigheid ervan. 

Om organisaties te helpen bij het inrichten en uitvoeren van goed intern onderzoek publiceert het Huis voor Klokkenluiders de aangepaste handreiking Intern Onderzoek. Deze versie is aangepast aan de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) en is te gebruiken voor onderzoek naar alle meldingen over integriteitsschendingen, waaronder sociale onveiligheid en/ of vermoedens van maatschappelijke misstanden (klokkenluidersmeldingen). 
       
Wilbert Tomesen, voorzitter Huis voor Klokkenluiders: “Vrijwel elke organisatie kan vroeg of laat te maken krijgen met meldingen over integriteitsschendingen. Veel werkgevers schieten in de stress en starten meteen een intern onderzoek, terwijl soms mediation of een klachtenprocedure effectiever kan zijn. Daarnaast kunnen de conclusies van een onderzoek, maar ook al de periode waarin het onderzoek plaatsvindt, soms verstrekkende emotionele en financiële gevolgen hebben voor alle betrokkenen. Het is daarom heel belangrijk dat werkgevers juist in tijden van rust goed nadenken over wanneer en hoe zij intern onderzoek inrichten en er uitvoering aan geven. De keuze of en hoe je als werkgever onderzoek doet, maakt ook deel uit van de bescherming van mensen die hun vinger op durven steken.” 

Regelgeving en praktische tips

De brochure beschrijft wat er nodig is om een intern onderzoek te organiseren en hoe de organisatie zich op dat onderzoek kan voorbereiden. Daarna is er aandacht voor de beoordeling van een melding, het onderzoek zelf en de afronding hiervan. Tenslotte is er aandacht voor eventuele stappen die daarop kunnen volgen, zoals het informeren van melder en betrokkenen, arbeidsrechtelijke of preventieve maatregelen, nazorg en omgang met gegevens. Ook het aspect communicatie komt veel aan bod. Niet alleen met de melder, maar met iedereen die te maken heeft met het onderzoek, de overige medewerkers en eventuele stakeholders van de organisatie. 

De brochure bevat zowel verplichtingen uit de Arbowet en Wbk, als praktische tips. Bij een vermoeden van een misstand is het moment van melden belangrijk om als melder wettelijke bescherming te krijgen. Ook is de werkgever verplicht om binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van de melding te sturen en binnen drie maanden de melder te informeren over wat er met de melding gaat gebeuren. Bij overige integriteitsschendingen gelden deze wettelijke termijnen niet.  

Checklist met belangrijke elementen bij intern onderzoek

Wanneer een organisatie besluit om over te gaan tot onderzoek, dan moet dit van begin tot eind zo goed en zorgvuldig mogelijk worden uitgevoerd: feitelijk, objectief en op basis van hoor en wederhoor. 
De volgende elementen zijn cruciaal bij intern onderzoek:
 

1.    De organisatie is ingericht en voorbereid op een intern onderzoek
Interne functionarissen die een rol in het onderzoek vervullen, zijn op hun taak voorbereid door opleiding of training. Vermijd rolconflicten. Een (huis)advocaat die belangen van de werkgever moet beschermen is bijvoorbeeld niet geschikt als interne onderzoeker. Bij uitbesteding voldoet de gegunde partij aan de wettelijke vereisten. Leg een lijst aan van partijen die op afroep een onderzoek kunnen uitvoeren als dat nodig is. Verder heeft de werkgever de meld- en onderzoeksprocedure vastgesteld en intern bekendgemaakt. Ter bescherming van de privacy van alle betrokken personen, is vooraf vastgelegd hoe de onderzoekers en de opdrachtgevende organisatie omgaan met de verwerking van de verzamelde informatie. 

2.    Het onderzoek begint met een heldere en afgebakende opdracht 
De opdracht geeft met onderzoeksvragen richting aan het onderzoek en begrenst de reikwijdte. Denk daarom goed na over de formulering. Vermijd latere aanpassingen aan de onderzoeksopdracht. Betrek indien mogelijk de melder bij het formuleren van de onderzoeksvragen. De onderzoeksvragen mogen vanzelfsprekend niet afkomstig zijn van de betrokkene, of van de medewerkers die direct aan de betrokkene rapporteren. 

3.    Benoem het normenkader waaraan wordt getoetst
Een integriteitsschending betreft een overschrijding van normen. Dat kunnen normen zijn in wet- of regelgeving, afspraken binnen een branche of een eigen gedragscode. Wees duidelijk aan welk normenkader de integriteitsschending wordt getoetst. Tijdens het onderzoek is het belangrijk ook de context vast te leggen waarin het vermoeden zich afspeelde. Ga daarom na of de betrokkene kennis heeft of had kunnen nemen van dit (interne) normenkader. 

4.    De onderzoekers mogen persoonlijk geen belang hebben bij de uitkomst 
Daarnaast kennen de feitenonderzoekers de melder en betrokkene bij voorkeur niet en als dat wel zo is staan ze op voldoende afstand. Ook in beeldvorming naar buiten. Ze opereren onbevangen en onafhankelijk. Bij voorkeur zijn er minimaal twee onderzoekers betrokken bij een intern onderzoek, zodat het vierogen-principe kan worden toegepast. 

5.    Alleen objectieve, verifieerbare verzamelde informatie, ondersteund door betrouwbare bronnen, kan gelden als feit
Het is aan de feitenonderzoekers om op de juiste manier feiten te halen uit het verzamelde materiaal. Een zorgvuldig onderzoek zal de relevante omstandigheden belichten waaronder de vermoede integriteitsschending heeft plaatsgevonden – ook als die omstandigheden kritisch uitvallen voor de organisatie. Deze zorgvuldigheid vereist dat de onderzoekers zowel belastende als ontlastende informatie onder de loep nemen. De analyse in het onderzoeksrapport geeft alleen de feiten weer. Meningen, opvattingen en interpretaties horen er niet in thuis.

6.    Wees kritisch op het onderzoeksmateriaal
Feitenonderzoekers moeten het verzamelde materiaal kritisch beoordelen en er de juiste waarde aan toekennen. Ze mogen bijvoorbeeld niet blindelings uitgaan van de juistheid van werkbelevingsonderzoeken of andere enquêtes. Ook doen ze er verstandig aan om de verantwoording van deze onderzoeken te controleren en zo te bepalen hoe betrouwbaar de uitkomsten zijn.

7.    Onderzoeken moeten uniform en consistent uitgevoerd worden
De identiteit en de positie die een melder, een betrokkene of getuige bekleedt, is voor de uitvoering van het onderzoek niet relevant. Het onderzoek moet altijd op dezelfde wijze -zonder aanziens des persoons- en volgens hetzelfde protocol worden uitgevoerd. Dit uitgangspunt kan al tot uitdrukking worden gebracht in de onderzoeksopdracht door de onderzoeksvraag te beperken tot de casus, eventueel door geen namen van betrokken personen te vermelden. 

8.    Het feitenonderzoek moet proportioneel en subsidiair zijn 
De diepte en breedte van het onderzoek moeten aansluiten bij de aard en ernst van de vermoede integriteitsschending (‘proportionaliteit’). Bovendien moeten onderzoekers altijd de lichtst mogelijke onderzoeksmiddelen inzetten waarmee ze het beoogde doel kunnen bereiken (‘subsidiariteit’). 

9.    Wederhoor
Tijdens het onderzoek worden feiten verzameld om de onderzoeksvraag en eventuele deelvragen te beantwoorden. Die betreffen ook de rol van de betrokkene. Essentieel voor een onderzoek is dat de betrokkene de gelegenheid krijgt te reageren op de feiten rondom zijn rol. Fatsoenlijk wederhoor is ook dat je tijd hebt om je daarop voor te bereiden. Soms betekent dat ook dat je betrokkene inzage geeft in stukken als dat nodig is om het recht op wederhoor goed te kunnen uitoefenen.